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Gestion des Ressources

Consulter le tableau des ressources

Le tableau des ressources est un outil essentiel pour visualiser et gérer l'ensemble des ressources de votre projet ainsi que leurs informations détaillées. Il offre une vue d'ensemble précieuse pour le pilotage de projet.

Définir et ajouter des ressources

Pour enrichir votre projet, de nouvelles ressources peuvent être ajoutées via le menu Ressources / Ajouter des ressources. L'ajout peut se faire de plusieurs manières :

Depuis un annuaire d'entreprise : Si votre organisation dispose d'un annuaire intégré.
Via un carnet d'adresses : Comme celui de votre messagerie par défaut (ex: Outlook).
Par entrée manuelle : Pour des ressources spécifiques au projet en cours, qu'elles soient de type Travail (personnel), Consommable (matériel épuisable) ou Coût (dépenses fixes ou variables).

Dans la Vue Tableau des Ressources, assurez-vous de faire apparaître les colonnes « Type », « Étiquette matériel » (pour définir l'unité de consommation des consommables) et « Capacité Max » si elles ne sont pas déjà visibles. Ensuite, ajoutez les ressources suivantes :

Pierre, Groupe Scénariste, type Travail
Jeanne et Auguste, Groupe Réalisateur, type Travail
Ingénieur du son (ressource générique), type Coût

Ajoutez également ces ressources matérielles :

Bande vidéo, type Consommable
Bande son, type Consommable

Renseignez le « Type » pour toutes les ressources et l'« Étiquette matériel » spécifiquement pour la Bande Vidéo et la Bande Son avec la valeur « pièce ».

Pour une meilleure précision, configurez l'affichage des unités d'affectation en décimal via Fichier / Options / Planification (Échéancier). Il est également recommandé de vérifier que la capacité maximale de chaque ressource de type Travail est bien définie à 1, indiquant une personne à temps plein.

Gérer les informations détaillées d'une ressource

Les informations complètes sur une ressource sont accessibles en sélectionnant la ressource, puis en effectuant un clic droit et en choisissant « Informations ». Une boîte de dialogue s'ouvre avec plusieurs onglets :

Onglet Général : Permet de définir la disponibilité spécifique de la ressource entre deux dates, son email, son compte Windows, son groupe et son code analytique. Par exemple, Pierre peut être défini comme disponible entre le 1er Décembre 2016 et le 1er Mars 2017.
Bouton « Modifier le temps de travail » : Cet outil affiche le calendrier de la ressource (également accessible via Projet / Modifier le temps de travail). Le calendrier d'une ressource porte son nom et hérite par défaut de celui du projet. On peut y indiquer des périodes de non-travail, comme des congés. Par exemple, indiquez que Pierre est en congé du 1er Avril 2017 au 15 Avril 2017.
Onglet Coûts : Offre la possibilité d'accéder à des tables de coût (A, B, C, D, E) pour définir des coûts spécifiques sur des périodes données pour la ressource.
Onglet Remarques : Pour ajouter des notes textuelles, des pièces jointes ou d'autres objets relatifs à la ressource.
Onglet Champs personnalisés : Pour saisir les valeurs des champs personnalisés spécifiques à la ressource.

Définir les périodes ouvrées des ressources

Il est possible d'ajuster les périodes ouvrées pour chaque ressource, en dérogeant aux périodes générales du projet. Cela inclut la définition de jours chômés ou d'heures de travail spécifiques. Deux méthodes principales sont utilisées :

Via l'onglet « Général » des informations sur la ressource : En cliquant sur le bouton « Modifier le temps de travail », puis sur l'onglet « Semaine de travail », vous pouvez entrer les jours et heures chômés propres à cette personne.
Définir un calendrier spécifique : Pour les ressources ne travaillant pas régulièrement certains jours, un calendrier dédié peut être créé et partagé entre plusieurs ressources. Pour les congés ponctuels, il est préférable de mettre à jour le calendrier propre de la ressource.

Par exemple, créez un nouveau calendrier nommé « Calendrier Mercredi Libre » qui indique le mercredi comme jour chômé hebdomadaire pendant un mois. Assurez-vous que ce calendrier est établi à partir du calendrier des jours fériés du projet et qu'il n'est pas appliqué par erreur à une ressource existante au moment de sa création. Définissez une plage de périodicité valide. Ensuite, affectez ce calendrier à Pierre via l'onglet Général de la boîte de dialogue « Informations sur la ressource ». Vous pouvez vérifier cette affectation en affichant la colonne « Calendrier de Base » dans le tableau des ressources.

Lier des informations supplémentaires et remarques

Pour enrichir les informations d'une ressource, vous pouvez ajouter des remarques ou mettre à jour ses données. Ceci est possible depuis le tableau des ressources en vous positionnant sur le nom de la ressource et en effectuant un clic droit pour choisir « Informations sur la ressource », en utilisant l'icône dédiée dans le menu, ou en double-cliquant sur le nom de la ressource.

Par exemple, insérez un lien hypertexte vers un fichier (comme un CV) dans la section « Remarques » de Pierre. Une icône spécifique apparaîtra alors dans la colonne « Information » en face de Pierre dans le tableau des ressources, signalant la présence d'informations complémentaires.

Ajouter des champs personnalisés aux ressources

Les champs personnalisés sont un mécanisme puissant pour ajouter des informations spécifiques aux ressources (ou aux tâches, etc.). Leur principal intérêt est de permettre l'application de filtres pour cibler des ressources ou des tâches selon des critères précis.

Pour ajouter un champ personnalisé, suivez ces étapes :

Dans le menu Projet, cliquez sur l'icône Champs personnalisés.
Choisissez « Ressource » (et non « Tâche ») et sélectionnez le type de champ (par exemple, « Texte »).
Dans la liste des champs, sélectionnez celui que vous souhaitez personnaliser. Pour lui donner un nom plus explicite, cliquez sur Renommer, tapez le nouveau nom (par exemple, « Expérience ») et validez.

Personnaliser le champ « Expérience » :

Pour le champ « Expérience » (de type texte), associez une liste de valeurs prédéfinies pour standardiser les entrées : {Junior : expérience < 10 ans ; Sénior : expérience > 10 ans}. Définissez « Junior » comme valeur par défaut.

Une fois le champ créé, faites apparaître la colonne « Expérience » dans le tableau des ressources. Renseignez ensuite les valeurs : « Junior » pour Auguste et Jeanne, et « Sénior » pour Pierre.

Code hiérarchique personnalisé pour les compétences :

Procédez de manière similaire pour définir la hiérarchie des codes de compétence de l'entreprise. Ajoutez un champ personnalisé nommé « Compétence » de type « Code Hiérarchique ».

Dans les Attributs personnalisés, cliquez sur Choix puis sur le bouton Modifier le masque de code pour définir deux niveaux de type « Caractères » et une liste de valeurs hiérarchisée, par exemple :

Mise en scène
Réalisation
Technique

De retour sur le tableau des ressources, faites apparaître la colonne « Compétence ». Renseignez les compétences : « Mise en scène » pour Pierre, « Réalisation » pour Jeanne, « Technique » pour Auguste, et « Technique » pour la ressource générique (Ingénieur du son).

Regroupement des ressources

Pour une analyse approfondie du projet, il est possible d'effectuer des regroupements de ressources. Via le menu Affichage / Données / Nouveau groupe par / Plus de groupes, vous pouvez choisir de regrouper les ressources d'abord par « Expérience », puis par « Compétence ». Cela permet de visualiser rapidement la répartition des ressources selon ces critères.

Affectation des Ressources

Méthodes d'affectation simple

L'affectation des ressources aux tâches peut être réalisée de plusieurs manières :

Directement sur le diagramme de Gantt : Pour les cas simples où une ou plusieurs ressources doivent être affectées sans spécifier un temps partiel ou un nombre d'unités précis (pour les consommables). Il suffit de renseigner la colonne « Noms Ressources » sur la ligne de la tâche correspondante.
Utilisation de la boîte de dialogue d'affectation des ressources : Accessible via le bouton « Affecter ressource » dans le menu Ressources. Cette méthode est plus flexible car elle permet d'affecter une partie de la capacité d'une ressource ou des quantités spécifiques pour le matériel. Elle peut rester ouverte pendant que vous affectez diverses tâches du projet, en veillant à ne pas affecter les phases du projet.

Voici des exemples d'affectations, à réaliser de préférence via la boîte de dialogue d'affectation pour une gestion détaillée :

T1 : Pierre
T2 : Auguste, Pierre (pour la rédaction de l'histoire)
T3 : Auguste
T4 : Auguste, Bande son (1 pièce), Ingénieur du son
T5 : Jeanne
T6 : Jeanne
T7 : Pierre, Auguste, Jeanne, Bande vidéo (2 pièces)
T8 : Pierre
T9 : Pierre, Auguste, Jeanne

Après ces affectations, il est recommandé de vérifier visuellement les changements sur le diagramme de Gantt pour observer l'impact sur la planification du projet, notamment sur la date de fin.

Utilisation des Ressources et Suivi

Analyser l'utilisation des ressources

Avant toute analyse, assurez-vous que l'affichage du travail est configuré en jours dans les paramètres généraux (Fichier / Options / Planification).

La vue « Utilisation des ressources », disponible dans le groupe de menu Ressource, est essentielle pour analyser en détail les affectations. Elle présente des informations clés telles que le travail, le coût, la surutilisation (souvent indiquée par une couleur de caractères rouge) et la disponibilité restante de chaque ressource, le tout selon l'échelle de temps choisie.

Pour personnaliser cette vue, un clic droit sur la partie droite de l'affichage permet d'accéder aux « Styles du détail ». Ajoutez-y la colonne « Taux d'utilisation » pour évaluer si toutes les ressources sont utilisées à 100%. Un indicateur rouge dans le diagramme de Gantt signale une surutilisation de la ressource sur une tâche donnée.

Caractériser une affectation et son profil de travail

Les caractéristiques spécifiques de l'affectation d'une tâche à une ressource sont gérées via la boîte de dialogue « Information sur l'affectation », accessible dans la vue « Utilisation des Ressources » (sélectionnez une tâche, clic droit).

Onglet Général : Contient les informations de base sur l'affectation.
Profil de travail : Définit la manière dont la charge de travail est distribuée dans le temps. Les options incluent : « Charge Régulière » (par défaut), « Charge Croissante », « Décroissante », « Pic double », « Pic au début », « Pic à la fin », « En cloche », ou « En plateau ». Il est important de noter que l'application d'un profil de charge peut influencer la durée totale de la tâche. Pour modifier le profil de travail, la tâche doit être configurée en « planification automatique ». Vérifiez ce paramétrage pour la tâche T1 via ses informations (onglet Général).
Onglet Suivi : Fournit des données d'avancement telles que le travail réel effectué et le travail restant.
Onglet Remarques : Permet d'ajouter des notes spécifiques à cette affectation.

Par exemple, si vous définissez un profil de charge « Pic au début » pour la tâche T1, observez comment cela impacte la date de fin de la tâche. Ensuite, il est généralement conseillé de revenir à un profil de charge régulier pour une distribution équilibrée si nécessaire.

Vue d'overview par tâche : Utilisation des tâches

La vue « Utilisation des tâches » offre une perspective complémentaire, présentant pour chaque tâche les ressources qui lui sont affectées, ainsi que leur répartition dans le temps.

Pour un suivi efficace, ajoutez la colonne « Pourcentage achevé » sur la partie droite de cette vue. Ce taux permet de suivre l'avancement de chaque tâche au fur et à mesure de son exécution.

Foire aux Questions (FAQ)

Qu'est-ce qu'une ressource de type "Coût" ?

Une ressource de type "Coût" est utilisée pour suivre des dépenses qui ne sont pas directement liées à des ressources humaines ou matérielles consommables spécifiques, mais plutôt à des frais généraux ou des postes budgétaires comme les frais de déplacement, les honoraires de consultants externes (ingénieur du son générique dans l'exemple), ou d'autres dépenses ponctuelles ou récurrentes du projet.

Quel est l'intérêt des champs personnalisés pour les ressources ?

Les champs personnalisés permettent d'ajouter des informations spécifiques et non standardisées aux ressources (ou aux tâches). Leur principal intérêt est de pouvoir ensuite filtrer, regrouper ou trier les ressources selon ces critères uniques, ce qui facilite l'analyse, la gestion et la prise de décision au sein du projet, comme regrouper les ressources par niveau d'expérience ou par compétence.

Quand doit-on utiliser la boîte de dialogue d'affectation des ressources plutôt que le diagramme de Gantt ?

La boîte de dialogue d'affectation des ressources est à privilégier lorsque vous avez besoin de spécifier des détails précis pour une affectation, comme une affectation partielle de la capacité d'une ressource (par exemple, 50% du temps) ou une quantité spécifique de matériel consommable. Le diagramme de Gantt est suffisant pour des affectations simples sans ces contraintes de granularité, mais il offre moins de contrôle sur les détails de l'affectation.