S1 introduction à la gestion de projet -Gestion de projet -

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Introduction et objectifs

Ce document vise à renforcer les compétences des élèves, étudiants et chercheurs dans l'organisation, la planification et la gestion des projets, assurant ainsi une mise en œuvre efficace pour améliorer la productivité et l'accomplissement des projets dans les meilleures conditions.

Qu'est-ce qu'un projet ?

Un projet est un processus unique, qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques.

Cette définition sous-entend un ensemble de propriétés essentielles à tout projet :

L’objectif du projet doit être spécifique, innovant, mesurable et ambitieux.
Un projet est limité dans le temps : les dates de début et de fin doivent être clairement identifiées.
Les livrables du projet (produit, rapports, etc.) doivent être fournis à des dates préalablement définies.
Un budget du projet maîtrisé : cela induit la maîtrise des ressources et des moyens alloués (charge de travail, matériels, etc.).

Phases et cycle de vie d'un projet

Le nombre de phases dépend de la complexité et du type du projet. Pour tout projet, le cycle de vie décrit les étapes et les phases successives de développement, partant du besoin initial pour arriver à la réalisation finale.

Qu'est-ce qu'un projet de recherche ?

Quelle que soit la discipline ou le sujet, un projet de recherche a pour but de créer des connaissances nouvelles pour apporter des solutions de nature pratique, technique ou professionnelle afin de répondre à une question, une problématique ou une incertitude.

Les phases d'un projet de recherche

On compte habituellement quatre grandes phases pour un projet de recherche :

La phase de recherche bibliographique, qui permet de savoir qui a fait quoi, où et comment, et qui aide souvent à affiner le sujet de recherche.
La phase de recherche elle-même, axée sur le sujet affiné.
La phase de validation des résultats (démonstrations, développement, etc.).
La phase de rédaction (communications, articles, revues, thèse, etc.).

La gestion de projet : définition et enjeux

Les projets d'aujourd'hui deviennent de plus en plus complexes. Cette complexité croissante demande une organisation minimale pour structurer et gérer les projets.

La gestion de projet est l'ensemble des processus et outils qui permettent de conduire et de gérer un projet dans le respect des dispositions initiales.
La gestion de projet est donc un équilibre délicat entre les contraintes du produit, des coûts et des délais.

Pourquoi la gestion de projet est-elle essentielle ?

L’objectif de la gestion de projet est de :

Avoir une vision claire du projet en définissant ce qu’il faut faire, quand cela doit être fait, qui doit le faire, et les normes à respecter.
Assurer que le but et les objectifs du projet sont bien définis et partagés par l’ensemble des parties impliquées.
Permettre une bonne communication et coordination entre les différents acteurs, favorisant un travail d’équipe efficace et la transparence du projet.
Faciliter l’anticipation, l’identification et la résolution des problèmes éventuels.

Les phases de la gestion de projet

Il est possible de découper tout projet en quatre phases principales :

0. Conception (L'amont du projet)
Cette phase initiale détermine le "Quel objectif ?" du projet. Elle inclut la faisabilité et l'analyse des risques, jetant les bases de la planification future.
1. Planification (La préparation du futur)
Il s'agit de la planification détaillée de la réalisation. C'est l'étape où l'on structure le projet avant son exécution.
2. Réalisation (L'exécution du projet)
C'est la phase d'exécution concrète de la planification, où les activités sont menées à bien.
3. Terminaison (L'aval du projet)
Cette phase comprend la validation finale du projet et un retour d'expériences pour capitaliser sur les apprentissages.

Concepts fondamentaux de la gestion de projet

Les acteurs du projet

Un projet est mené à bien grâce à l’intervention de différents acteurs ; c’est un travail d’équipe.

Dans le cas de petits projets, on distingue principalement deux acteurs :
- Le client ou le maître d'ouvrage (MOA) : celui qui exprime un besoin ou l'idée d'une réalisation.
- Le fournisseur ou le maître d’œuvre (MOE) : celui qui satisfait le besoin en concevant et en réalisant la solution.
L'ensemble des acteurs impliqués dans un projet s'appelle les parties prenantes.

Acteurs spécifiques d'un projet de recherche

Les acteurs d'un projet de recherche sont au minimum trois : le doctorant, l’encadrant et l’établissement, pour une durée d’au moins trois ans.

De nombreux doctorats intègrent également d’autres acteurs :

Un co-encadrant.
Une co-direction en cotutelle avec une autre équipe de recherche nationale ou internationale.
Une unité de recherche (équipe ou laboratoire) et son directeur.
Une école doctorale et son directeur.
Des partenaires, associations de jeunes chercheurs, etc.

Tâches et lots de travail (Work Package)

Un projet est découpé en phases qui comportent un certain nombre de tâches ou lots de travail (un ensemble d’opérations).

En général, pour les petits projets, on parle simplement de tâches (task).
Pour les plus gros projets, on parle de lots de travail (Work Package). Les lots de travail sont attribués à des entités plus importantes (équipes de recherche, laboratoires, établissements, sociétés, etc.).
Les tâches et les lots présentent souvent des dépendances chronologiques et des enchaînements entre elles. Par exemple, avant de se lancer dans la rédaction de la thèse, il faut d'abord rédiger son plan et le faire valider par son directeur de thèse.

Les livrables du projet

Chaque phase du projet est marquée par l'achèvement d'un ou de plusieurs livrables (deliverables).

Ce sont des résultats tangibles et vérifiables permettant de mesurer l’avancement du projet.
Dans le cas d’un projet de recherche, chaque objectif donne lieu à un ou plusieurs livrables tels que : rapports de synthèse, communications (orales ou écrites), articles, etc.

Les jalons (Milestones)

Un jalon (milestone) est un événement particulier (décision, résultat, réunion) choisi de façon stratégique pour mesurer le degré d’avancement d’un projet.

Un jalon est en général associé à une date précise, marquant le début ou la fin d’une partie bien identifiée du projet.
Le chef de projet doit tout mettre en œuvre pour achever le travail planifié avant le jalon.
Les jalons doivent être espacés de façon à ce qu’ils présentent un défi motivant et réalisable pour l'équipe.

Le paradoxe de la gestion de projet

Le paradoxe de la gestion de projet réside dans la relation inverse entre la capacité d'action sur un projet et la connaissance que l'on en a au fil du temps.

En début de projet, la marge de manœuvre est plus importante, mais la connaissance du projet est encore faible.
En fin de projet, la connaissance est élevée, mais il est souvent trop tard pour apporter des changements significatifs.

De l'approche étudiante à la pratique professionnelle

La transition de l'environnement étudiant vers le monde professionnel révèle des différences fondamentales dans la gestion des problèmes et des projets :

Un étudiant aborde généralement :
- Un problème seul.
- Un problème isolé, abstrait.
- Un problème clairement défini, avec des données disponibles.
- Un problème bien posé, souvent à solution unique.
Un professionnel est confronté à :
- Des projets en équipe, pour un client.
- Des problèmes liés et concrets.
- Des problèmes mal définis, nécessitant une exploration.
- Des situations ayant de nombreuses solutions possibles.

Foire Aux Questions (FAQ)

1. Qu'est-ce qui caractérise un projet ?

Un projet est un processus unique, limité dans le temps, avec des objectifs spécifiques, des livrables définis et un budget maîtrisé, entrepris pour créer un produit, un service ou un résultat unique.

2. Quelles sont les phases clés de la gestion de projet ?

La gestion de projet se découpe généralement en quatre phases principales : la conception (définition des objectifs et faisabilité), la planification (détail des tâches et ressources), la réalisation (exécution du plan) et la terminaison (validation et clôture du projet).

3. Qui sont les principaux acteurs impliqués dans un projet ?

Les principaux acteurs sont le maître d'ouvrage (MOA), qui exprime le besoin, le maître d'œuvre (MOE), qui réalise la solution, et l'ensemble des parties prenantes (individus ou organisations affectés par le projet ou pouvant l'affecter).